Как доказать, что договор с самозанятым не подменяет трудовой договор

Многие считают, что налоговой сложно следить за организациями, которые решили работать с самозанятыми. Но это не так. Елена Устинова, руководитель бухгалтерской компании, поделилась интересным кейсом работы, где ее клиенту поступило требование предоставить документы по сотрудничеству с самозанятыми. Научиться на чужом опыте порой лучше, чем набивать собственные шишки, особенно, когда это стоит много денег и нервов. Приятного чтения 👀 – Наталья Писарева

Возможно, вы думаете, что работа с самозанятыми – это просто и беззаботно. Но мне хотелось бы рассказать историю из своей практики, которая покажет вам в каких моментах стоит быть на стреме. Я со своей командой провела несколько месяцев, помогая одному клиенту, который работал с восемьюдесятью самозанятыми. Могу с уверенностью сказать, что это был пример долгой и насыщенной работы.

У клиента достаточно большой штат, порядка 40 человек. Но необходимые работы часто привязаны к сезону, празднику, рекламной компании и всплеску заказов. В этом случае обращаются к помощи фриланса, а с момента ввода в действие закона о налоге на профессиональный доход – весь фриланс перешел на самозанятость.

Что за закон: Федеральный закон «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход»» от 27.11.2018 N 422-ФЗ.

Наш клиент также стал оформлять договоры с самозанятыми фрилансерами, это оказалось удобно и быстро. По налогам – как с ИП, то есть, налогов у организации нет, а налог на профессиональный доход платит сам самозанятый. Получил оплату – пробил чек с указанием ИНН организации.

🕵🏻 За чем следит налоговая

Главное ограничение – работник по трудовому договору не может работать у этого же работодателя самозанятым в течение двух лет (п. 8 части 2 ст. 6 ФЗ от 27.11.2018 N 422-ФЗ). Причем, ключевое слово здесь «работать», чтобы не было подмены трудовых отношений самозанятостью – работодатели не переводили на режим самозанятости своих штатных сотрудников.

🔎 Как следит налоговая

На автомате: сверяет по ИНН чеки самозанятых, выданные юридическим лицам, с отчетностью юрлиц – что у данного самозанятого в течение последних двух лет не было трудовых отношений с данным юрлицом. Нашли совпадение – назначают проверку.

При проверке: анализируют штатное расписание, должностные инструкции, договора с самозанятыми, акты, чеки. Ищут подмену трудовых отношений – когда в договоре услуг прописаны обязанности, относящиеся к трудовым договорам: оказывать услуги в определенное время, быть на связи в рабочий день, выполнять функции, близкие к трудовым, получать оплату 2 раза в месяц в даты, близкие к зарплате в организации.

👻 Чем это страшно

Если налоговая докажет, что договор услуг с самозанятым подменяет работу в штате, то и налоги начислят, как по штатному сотруднику. Это страховые взносы (в малом бизнесе порядка 18%, основная ставка 30%) и НДФЛ 13%. И тогда уже доказывать, что налоговая не права, придется в суде.

Нашему клиенту прилетело требование: предоставить все договоры, чеки, акты по отношениям  с самозанятыми лицами за три года.

📂 Сколько оказалось документов

Договоры часто краткосрочные и могут повторяться, их получилось 185. Самих самозанятых – около 80. Актов и чеков – примерно 700.

Печалька с самозанятыми: могут забыть переслать чек или вернуть подписанный акт.

👔 Что мы делали

Всех помощников и младших бухгалтеров поставили на сканирование документов и проверку пакетов документов по каждому договору. Все четко – договор, справка самозанятого из приложения «Мой налог», чеки по списку платежей, к каждому чеку акт.

Еще подписывали к актам отчеты. И к отчетам на этом этапе мы запросили максимум данных. Для дизайнеров – подготовленные картинки, промежуточные версии, презентации, баннеры, другие подготовленные материалы. По съемкам видео – скрины с видеоматериалами. По отчетной аналитике – таблицы с расчетами. По собранным заказам интернет-магазина – отчеты изначально содержали количество и другие особенности, больше ничего не добавляли.

Предоставив первую часть договоров, мы поехали в налоговую с пояснениями.

👀 Что оказалось

У одного из штатных сотрудников клиент однократно арендовал оборудование – через его личное ИП. О том, что ИП применяет режим НПД, он не сообщил и чек не предоставил (но пробил), в договоре режим НПД не указал.

Мы написали запрос в Минфин о применимости пункта 8 статьи 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ к арендному договору оборудования. Получили ответ, что распространяется. Хотя арендные отношения явно не говорят о подмене трудовых отношений.

Данный договор с ИП мы расторгли, вернули деньги и получили чек возврата. Получив от налоговой разрешение продлить предоставление документов, еще месяц сканировали наши 185 договоров и актов к ним.

💼 Что в итоге

Мы предоставили в налоговую запрошенные документы клиента и пояснения, где полностью подтвердили оказание для организации самозанятыми услуг и отсутствие в составе услуг трудовых функций. Так как вопрос был закрыт всесторонне, у налоговой не возникло вопросов по договорам с самозанятыми к данному клиенту. Мы помогли ему решить все вопросы в данной ситуации.

🏆 Что ценно

Договоры с самозанятыми выгодны и удобны и самим самозанятым, и организациям при работе с ними. Но вызывают пристальное внимание налоговой. Поэтому только полное и правильное оформление всех документов защищает организацию при проверке. И позволяет избежать доначислений налогов и взносов, споров с налоговой через суд.

❓ А какие вы видите сложности в работе с самозанятыми?

Автор: Елена Устинова

Редактор и иллюстратор: Наталья Писарева